Regulasi Masa Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis: Aturan Penyimpanan 25 Tahun Data Digital

Aturan Baru Masa Retensi Rekam Medis di Era Digital

Salah satu perubahan paling mendasar yang diatur dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis adalah ketentuan mengenai jangka waktu penyimpanan (*masa retensi*) data rekam medis. Jika pada regulasi lama (Permenkes 269/2008) berkas rekam medis kertas hanya wajib disimpan selama 5 tahun sebelum dialihkan statusnya menjadi inaktif, maka untuk Rekam Medis Elektronik (RME) fasyankes diwajibkan menyimpan data digital sekurang-kurangnya 25 (dua puluh lima) tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien.

Kewajiban retensi seperempat abad ini bertujuan untuk melindungi hak hukum pasien, mendukung kesinambungan riwayat medis seumur hidup (*lifelong health record*), serta menjadi rujukan dalam penelitian epidemiologi dan forensik medis nasional.

Tahapan dan Prosedur Pemusnahan Berkas Rekam Medis Fisik

Bagi fasyankes yang melakukan migrasi penuh dari kertas ke digital, pemusnahan berkas kertas inaktif wajib mematuhi SOP hukum:

1. Pemilahan Berkas Aktif dan Inaktif: Berkas rekam medis kertas yang tidak pernah berkunjung lagi selama 5 tahun berturut-turut dipisahkan ke ruang arsip inaktif.
2. Digitalisasi & Scanning Arsip Vital: Lembar penting seperti Resume Medis (*discharge summary*), Lembar Persetujuan Tindakan (*informed consent*), Laporan Operasi, dan Surat Kematian wajib dipindai (scan) dan diunggah ke SIMRS.
3. Penilaian dan Pembentukan Tim Pemusnah Arsip: Direktur faskes menerbitkan SK Tim Pemusnahan Berkas Rekam Medis yang beranggotakan unit Rekam Medis, Komite Medik, dan Bagian Hukum.
4. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan: Proses penghancuran berkas (melalui pencacahan atau peleburan) wajib dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang ditandatangani tim pemusnah dan direktur faskes.

Tabel Manajemen Retensi Data: Rekam Medis Kertas vs RME Cloud SIMRS Valtera Mandiri

Aspek Penyimpanan	Rekam Medis Kertas (Konvensional)	RME Cloud SIMRS Valtera Mandiri
Biaya Ruang Arsip (Storage Space)	Membutuhkan gudang besar, lemari roll o'pack mahal, rawan rayap/banjir.	Nol (0) meter persegi ruang fisik, tersimpan aman di cloud multi-region.
Kepatuhan Retensi 25 Tahun	Kertas menguning, tinta pudar, berkas lapuk dan rusak dimakan usia.	Data digital tetap utuh, terenkripsi, dan terbaca sempurna hingga puluhan tahun.
Kecepatan Temu Kembali Data (Retrieval)	15–45 menit mencari berkas di tumpukan kardus arsip.	Kurang dari 1 detik (Pencarian instan via NIK, Nama Pasien, atau No. RM).
Keamanan dari Bencana Fisik	Hangus terbakar jika kebakaran, hilang jika faskes kebanjiran.	Tersedia Disaster Recovery Cloud dengan auto-backup harian terisolasi.

Mengapa SIMRS Valtera Mandiri Menjamin Manajemen Retensi 25 Tahun Termurah?

SIMRS Valtera Mandiri menyediakan infrastruktur cloud berkapasitas besar dengan jaminan keamanan retensi data 25 tahun sesuai Permenkes No 24/2022 tanpa membebani faskes dengan biaya sewa gudang atau pembelian server baru.

Dengan sistem pengindeksan data yang canggih, rumah sakit dan klinik dapat memanggil kembali riwayat pengobatan pasien puluhan tahun silam dalam sekejap mata.

Ingin Digitalisasi Klinik atau Rumah Sakit Anda Tanpa Ribet?
Gunakan SIMRS Valtera Mandiri — Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit & Rekam Medis Elektronik (RME) terintegrasi SATUSEHAT Kemenkes RI & BPJS Kesehatan. Konsultasikan kebutuhan fasyankes Anda dan dapatkan demo gratis sekarang di Valtera.id.